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12 mai 2009 2 12 /05 /mai /2009 21:43

organiser-budget.jpgBeaucoup de structures culturelles, notamment lorsqu’elles sont régentées par le régime associatif, ne possèdent pas vraiment de budget au sens où nous l’entendons, permettant d’une part, de maîtriser la performance économique et, d’autre part, à partir d’une certaine taille d’organisation, de motiver les différents collaborateurs sur un budget signe de délégation.

Pour réussir le lancement des budgets, plusieurs éléments doivent être respectés.

Il faut tout d’abord définir principalement et clairement le domaine de compétence de chacun par le recensement des activités dont il s’occupe, des immobilisations, des stocks dont il possède l’autonomie de gestion, des recettes qu’il est susceptibles de générer et des dépenses dont il assure l’engagement ou à l’origine desquelles il est.

Une réunion formelle de lancement des budgets doit être organisée et dirigée par le directeur de l’organisation.

Le projet « budget » doit être expliqué tant en ce qui concerne ses objectifs qu’en ce qui concerne la marche à suivre.

Il doit recevoir l’appui plein et entier de la direction ou de l’institution de tutelle.

Des documents standards doivent,  en autre, être mis au point. Ils seront renseignés par les différents responsables.

Un responsable des budgets (contrôleur de gestion) avec une cohérente expertise technique en matière comptable, doit enfin être clairement identifié.

Il viendra assister chaque personne dans l’établissement de son propre budget, s’assurera de la cohésion des approches comptables et financières, supervisera la consolidation des données, fournira des informations chiffrées de référence pour faciliter la quantification.

Las. Dans les conditions ci-dessus décrites, tout porte à croire que le premier exercice budgétaire sera assurément douloureux mais, en pariant sur un apprentissage progressif, le temps viendra où l’assistance apportée aux diverses personnes concernées par l’établissement budgétaire de la structure culturelle (notamment sur la partie « quantification des plans d’actions »), diminuera.

Afin de montrer à chaque intéressé l’intérêt réel d’une approche budgétaire globale, des réunions récurrentes d’analyse des résultats doivent être organisées dès le premier budget pour que chacun apprenne à suivre les chiffres qui le concernent et à mesurer l’impact de ses décisions.

Un préalable évident au lancement d’un budget est donc d’avoir un système comptable efficace capable de sortir régulièrement et dans les délais, des situations financières et des états cohérents ainsi que suivis, de comptabilité de gestion.

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