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La définition des orientations stratégiques, en amont du processus d’élaboration du projet de l’équipement, doit toujours apparaître comme un préalable à la réalisation du document cadre.

Cette démarche peut, à son tour, se baser sur de nombreux travaux préparatoires :

-          Lecture « critique » des pratiques antérieures (ce qui a été réalisé, ce qui n’est plus d’actualité, ce qui devra faire l’objet d’une actualisation …)

-          Assimilation des orientations politiques locales, départementales, régionales, etc. ; 

-         Bilan des partenariats : quelles réorientations dans les logiques partagées au niveau local ? Quelles mutualisations possibles ? Avec qui ? ... 

Ainsi, l’analyse des besoins et de leurs évolutions, la prise en compte des attentes des publics et de l’environnement de l’action peuvent se révéler fondamentales pour la réussite d’une telle démarche. Malheureusement, ces examens sont fréquemment délaissés - pour ne pas dire ignorés - par le projet lui-même.

L’intérêt, dans cette démarche projet,  est de créer un comité de pilotage intégrant les représentants clés de la richesse partenariale locale. Sa composition doit pouvoir inclure des professionnels de toutes les unités de travail et des services concernés, des élus, des représentants d’organismes publics de tutelle et, bien sûr, des « usagers » à qui s’adresse l’activité de la structure.

Le rôle du comité de pilotage consisterait ainsi à fixer le calendrier et la méthode de travail, d’assurer le bon respect du processus, de sa méthodologie et, aussi, de valider les écrits.

Le dispositif engagé, la direction doit ensuite trouver la juste mesure avec ses équipes investies dans les différents groupes de travail. Dans l’idéal, un cahier des charges succinct assujetti à une méthodologie logique et graduée impliquant : salariés, chefs de service, directeurs, politiques (élus, conseil d’administration), partenaires externes : tutelles, appuis liés au mécénat …,  constituerait un outil précieux pour la définition du rôle de chacun et de l’implication attendue de chaque instance.

Cela contribuerait également à  rappeler pour chaque alliance, le contexte authentique de la réflexion à mener, les attentes, les synergies partenariales espérées  ou bien encore les problématiques à aborder.

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